El arte de explicar: cómo convertir la información en comprensión
Fuente principal: The Art of Explanation: How to Communicate with Clarity and Confidence, de Ros Atkins, periodista, presentador y editor de análisis de BBC News. Publicado por Wildfire, sello de Headline Publishing Group, en 2023.
Vivimos rodeados de información, pero eso no significa que estemos mejor informados. Cada día recibimos correos, mensajes, informes, presentaciones, noticias, gráficos y videos. Sin embargo, buena parte de ese contenido fracasa en su propósito más elemental: conseguir que una persona comprenda exactamente lo que otra quiere comunicar.
En The Art of Explanation, el periodista británico Ros Atkins sostiene que explicar bien no es un talento reservado a profesores, comunicadores o presentadores de televisión. Es una competencia que puede aprenderse, practicarse y perfeccionarse. Su tesis central es sencilla pero poderosa: una buena explicación elimina los obstáculos que existen entre la información y la comprensión.
Atkins no escribe desde la teoría abstracta. Construye su método a partir de más de veinte años trabajando en BBC News, enfrentándose a noticias complejas, transmisiones en directo, entrevistas imprevisibles y audiencias con distintos niveles de conocimiento. El resultado es un libro que funciona al mismo tiempo como manual de comunicación, guía profesional y reflexión sobre nuestra manera de ordenar el pensamiento.
Explicar bien comienza por pensar bien
Uno de los principales méritos del libro es que desmonta una idea bastante extendida: creer que una persona se expresa con claridad simplemente porque domina un tema.
En realidad, saber mucho no garantiza saber explicarlo. Incluso puede ocurrir lo contrario. Cuanto más conoce una persona sobre una materia, mayor es el peligro de emplear términos técnicos, incorporar detalles innecesarios o asumir que los demás poseen conocimientos que en realidad no tienen.
Para Atkins, la explicación no comienza cuando alguien abre la boca o empieza a escribir. Comienza antes, cuando selecciona, jerarquiza y organiza la información. Por eso, comunicar con claridad obliga primero a responder una pregunta decisiva:
¿Qué estoy intentando explicar exactamente?
Si la persona no puede contestar esa pregunta con precisión, probablemente tampoco podrá producir una explicación coherente. Puede tener buenos datos, estadísticas correctas y ejemplos interesantes, pero carecerá de un propósito capaz de unirlos.
Atkins recuerda su experiencia como DJ para ilustrar esta idea. En una presentación eligió canciones que individualmente eran buenas, pero que juntas no formaban un recorrido coherente. Cada grupo de temas llevaba al público en una dirección distinta. Algo parecido ocurre con una mala exposición: puede contener piezas valiosas y, aun así, no decir nada con claridad.
Los diez componentes de una buena explicación
Ros Atkins propone diez cualidades que permiten evaluar cualquier explicación, desde una clase universitaria hasta un correo electrónico.
1. Simplicidad: reducir los obstáculos para comprender
La simplicidad no consiste en empobrecer el contenido ni en tratar al público como si fuera incapaz de entender. Significa emplear palabras conocidas, oraciones manejables y estructuras fáciles de seguir.
Atkins recupera una enseñanza del periodista de la BBC Allan Little: las palabras cortas y las oraciones breves presentan menos obstáculos para la comprensión. Esta idea cambió su manera de escribir. Desde entonces, dejó de considerar el lenguaje complicado como un simple problema de estilo y comenzó a verlo como una amenaza directa contra el mensaje.
Una palabra innecesariamente técnica, una frase demasiado extensa o un adjetivo que no aporta información pueden interponerse entre la idea y el público. Por eso, la pregunta que el comunicador debe formularse es:
¿Esta es la manera más sencilla de decirlo?
Pero sencillez no equivale necesariamente a brevedad. Una explicación puede ser extensa y, al mismo tiempo, clara. El objetivo no es eliminar información importante, sino retirar aquello que dificulta comprenderla.
2. Detalle esencial: ofrecer lo necesario, no todo lo disponible
Una explicación necesita detalles porque los detalles contienen los hechos. El problema aparece cuando se incluye información simplemente porque resulta interesante o porque demuestra cuánto sabe el expositor.
Atkins advierte que cada dato no esencial compite con los datos que verdaderamente importan. Cuanta más información secundaria se incorpora, más difícil resulta identificar la idea principal.
Esta diferencia es especialmente importante en la enseñanza. Un docente puede conocer veinte ejemplos sobre un tema, pero quizá sus estudiantes solo necesiten tres para comprenderlo. Incluir los veinte no necesariamente mejora la clase; podría hacer que la idea central desaparezca bajo una montaña de información.
La pregunta correcta sería:
¿Qué detalles necesita el público para comprender realmente este asunto?
3. Complejidad: explicar lo difícil sin deformarlo
Atkins rechaza la falsa elección entre claridad y profundidad. Simplificar el lenguaje no significa borrar la complejidad del mundo.
El autor recuerda su cobertura de la crisis de la deuda griega en 2015. La situación incluía deuda pública, negociaciones con la Unión Europea, condiciones financieras, protestas sociales y la posibilidad de que Grecia abandonara el euro. El periodista debía hacer comprensible esa historia sin reducirla a una explicación engañosa.
El procedimiento consiste en reconocer primero qué partes del tema todavía no domina el propio comunicador. Si existen vacíos, debe investigarlos. Después, debe dividir la complejidad en unidades manejables y explicar cómo se relacionan.
Esta lección tiene un enorme valor educativo: cuando un profesor no logra explicar un concepto con claridad, no siempre significa que los estudiantes sean incapaces de aprenderlo. A veces significa que el contenido todavía no ha sido suficientemente comprendido, organizado o traducido por quien enseña.
4. Eficiencia: respetar el tiempo del público
Una explicación eficiente utiliza la menor cantidad de palabras posible sin sacrificar la información necesaria. No se trata de correr, sino de evitar rodeos, repeticiones y expresiones que no hacen avanzar el mensaje.
Atkins menciona una conocida historia sobre Steve Jobs. Cuando los ingenieros afirmaron que no podían reducir más el tamaño de un prototipo del iPod, Jobs lo dejó caer en un recipiente con agua. Las burbujas que salieron del dispositivo demostraban que todavía quedaba espacio en su interior.
El autor utiliza la historia como una metáfora de la escritura: si todavía aparecen “burbujas”, probablemente quedan palabras que pueden eliminarse.
La eficiencia beneficia tanto al emisor como al receptor. El primero comunica con mayor fuerza; el segundo comprende en menos tiempo.
5. Precisión: decir exactamente lo que se quiere decir
La precisión exige desconfiar de palabras ambiguas como “mucho”, “pronto”, “bastante”, “algunos” o “mejor”. Estas expresiones pueden parecer claras para quien habla, pero no necesariamente significan lo mismo para quien escucha.
No es igual afirmar que “las ventas mejoraron considerablemente” que indicar que “las ventas aumentaron un 18 % entre enero y marzo”. La segunda formulación reduce el espacio para interpretaciones diferentes.
La precisión también implica no exagerar. Si la evidencia permite decir “podría producir”, no debería afirmarse “producirá”. Si se conoce una asociación, no debe presentarse automáticamente como una relación de causa y efecto.
Una explicación pierde credibilidad cuando utiliza palabras más contundentes que las pruebas disponibles.
6. Contexto: explicar por qué la información importa
Los datos aislados pueden ser correctos y, sin embargo, resultar incomprensibles. El contexto establece relaciones: qué ocurrió antes, qué cambió, quiénes están involucrados y cuáles pueden ser las consecuencias.
Decir que una empresa obtuvo una utilidad de diez millones de soles aporta una cifra, pero no permite evaluarla. Habría que conocer, por ejemplo, cuánto ganó el año anterior, cuánto invirtió, cuál fue su volumen de ventas y cómo se comportó el sector.
Para Atkins, una explicación gana fuerza cuando el público comprende por qué ese asunto debería importarle. El contexto convierte un dato en información significativa.
7. Ausencia de distracciones: retirar lo que compite con el mensaje
Las distracciones pueden ser verbales, escritas o visuales. Una palabra desconocida, una diapositiva saturada, una imagen decorativa o un gráfico que todavía no ha sido explicado pueden apartar la atención del público.
Atkins aplica una regla rigurosa en sus presentaciones: solo muestra una imagen, un mapa, un tuit o un gráfico cuando está hablando directamente de ese elemento. No utiliza imágenes como simple decoración.
El autor explica que las personas pueden cambiar rápidamente de una fuente de información a otra, pero tienen dificultades para procesar dos mensajes simultáneos. Si una diapositiva contiene diez ideas mientras el expositor desarrolla otra diferente, el público debe escoger entre leer o escuchar.
El problema no es solamente estético. Cada elemento visual innecesario puede reducir la comprensión.
8. Capacidad de mantener la atención
Cuando Atkins trabajaba en la radio nocturna de la BBC conoció investigaciones en las que los oyentes utilizaban un dial para indicar, momento a momento, cuánto les interesaba un programa. Esta experiencia lo llevó a imaginar que todo público posee un “dial de atención” que puede subir o bajar durante una explicación.
Desde entonces, revisa sus contenidos preguntándose en qué momento podría comenzar a perder a la audiencia. Una sección demasiado extensa, una repetición, un concepto sin contexto o un cambio brusco pueden hacer que ese dial imaginario descienda.
En 2021 preparó un video sobre el acuerdo de Donald Trump con los talibanes y su relación con la retirada de Afganistán decidida por Joe Biden. Uno de sus editores detectó que una parte intermedia frenaba el ritmo. Aunque Atkins estaba apegado a esos datos, aceptó eliminarlos porque eran interesantes, pero no esenciales. El video terminó superando el millón de visualizaciones en Twitter.
La enseñanza es fundamental: el problema no siempre es la duración total de una explicación, sino la existencia de momentos débiles dentro de ella.
9. Utilidad: responder las preguntas del público
Una explicación es útil cuando responde lo que las personas verdaderamente necesitan saber. Por esa razón, antes de preparar sus trabajos, Atkins escribe las preguntas que probablemente formularía la audiencia.
Durante los grandes incendios forestales de Australia, su equipo produjo videos orientados a interrogantes concretos: qué papel había desempeñado el cambio climático, si la reducción preventiva de vegetación había sido insuficiente, cuál era la incidencia de los incendios provocados y cómo influía la industria del carbón en la respuesta política.
Los videos tuvieron una amplia circulación porque no se limitaban a presentar información: contestaban preguntas que ya existían en la mente del público.
Un docente puede aplicar el mismo principio. Antes de preparar una sesión debería preguntarse: ¿qué parte confundirá a los estudiantes?, ¿qué diferencia necesitan entender?, ¿qué ejemplo les permitirá visualizar el concepto?, ¿qué podrían preguntarme al terminar?
10. Claridad de propósito: una idea que gobierna todas las demás
Esta es la cualidad que coordina las nueve anteriores. Toda información incluida debe colaborar con el propósito central.
Si el objetivo es explicar cómo afecta un nuevo presupuesto a los trabajadores, los datos que no ayuden a comprender el presupuesto o sus consecuencias deberían quedar fuera. Si se prepara una exposición universitaria para responder una pregunta determinada, cada sección debe contribuir a contestarla.
Atkins propone revisar cada fragmento de la comunicación y preguntar:
¿Esto ayuda explícitamente a cumplir mi propósito?
Cuando una explicación intenta conseguir demasiadas cosas al mismo tiempo, corre el riesgo de no lograr ninguna. La claridad de propósito proporciona dirección, coherencia y fuerza.
Conocer al público: la explicación no existe en el vacío
El segundo gran principio del libro es que no existe una explicación universalmente perfecta. Una exposición puede funcionar frente a especialistas y fracasar ante estudiantes que recién se acercan al tema. También puede ocurrir lo contrario: una explicación elemental podría resultar insuficiente para una audiencia experta.
Atkins recomienda analizar cinco aspectos: quién recibirá el mensaje, qué sabe sobre el tema, qué desea conocer, cómo prefiere recibir la información y qué necesita hacer después de escucharla.
El autor relata una reunión con James Harding, entonces director de BBC News. Solo disponía de quince minutos para plantearle dos asuntos. Atkins sabía que Harding comprendía rápidamente las ideas y perdía interés cuando consideraba que un punto ya estaba claro. Por eso redujo sus intervenciones a aproximadamente cuarenta y cinco segundos para el primer tema y noventa para el segundo. La preparación funcionó y consiguió apoyo para sus propuestas.
La lección no es que todas las presentaciones deban durar menos de dos minutos. La verdadera enseñanza es que la forma de explicar debe adaptarse a quien recibe la información.
Conocer al público también permite personalizar el mensaje. Cuando una persona siente que la información está dirigida específicamente a ella, aumenta la probabilidad de que preste atención y responda.
El método de los siete pasos
El corazón práctico del libro es un proceso de siete etapas que Atkins utiliza para preparar presentaciones, informes, ensayos, discursos y videos.
Primer paso: establecer las condiciones
Antes de investigar, es necesario definir el propósito, el público, el formato, el tiempo disponible y el resultado esperado.
Este paso evita comenzar a acumular información sin saber qué se hará con ella. No se investiga del mismo modo para preparar una exposición de cinco minutos que para escribir una tesis o intervenir en una entrevista.
Segundo paso: encontrar la información
Atkins recomienda reunir datos de fuentes confiables, consultar a personas que conocen el tema y buscar perspectivas diferentes. La explicación será tan sólida como la información sobre la cual se construya.
Investigar no significa copiar todo lo encontrado. Significa obtener suficientes elementos para comprender el asunto y después tomar decisiones justificadas sobre qué incluir.
Tercer paso: destilar la información
Destilar consiste en separar lo esencial de lo simplemente interesante. Es probablemente una de las tareas más difíciles porque exige renunciar a información que ha costado tiempo conseguir.
Para hacerlo, cada dato debe someterse a una prueba: ¿es necesario para comprender el tema?, ¿responde una pregunta del público?, ¿apoya el propósito principal? Si no cumple ninguna de estas funciones, probablemente debe eliminarse.
Cuarto paso: organizar la información
Una colección de datos no es todavía una explicación. Es necesario establecer un orden.
El público debe saber dónde comienza, por qué avanza de una idea a otra y hacia qué conclusión se dirige. Puede utilizarse un orden cronológico, causal, comparativo, temático o basado en preguntas, siempre que la estructura sea perceptible.
La organización convierte la información dispersa en un recorrido comprensible.
Quinto paso: conectar las partes
No basta con ordenar los bloques; también hay que construir puentes entre ellos. Las transiciones deben indicar por qué termina una sección y comienza la siguiente.
Atkins considera las palabras y frases de enlace como señales colocadas en una carretera. Ayudan al público a saber dónde se encuentra y hacia dónde se dirige. Cuando esas conexiones faltan, una exposición puede parecer una sucesión de datos independientes.
Sexto paso: ajustar y recortar
En esta fase se revisa cada palabra, oración y ejemplo. Se eliminan repeticiones, tecnicismos innecesarios, adjetivos decorativos y detalles que distraen.
El propósito no es dejar el texto sin personalidad, sino aumentar su potencia. Editar no es solamente reducir: es conseguir que cada elemento cumpla una función.
Séptimo paso: preparar la presentación
La explicación no termina con un buen texto. También intervienen la voz, el ritmo, las pausas, la mirada, los movimientos y el uso del espacio.
Atkins concede especial importancia al ensayo. Recomienda practicar cada sección, después la exposición completa, comprobar el tiempo, recrear en lo posible el ambiente real y, cuando se trate de una presentación importante, grabarse para detectar problemas.
La naturalidad no aparece necesariamente por improvisación. Con frecuencia, la preparación rigurosa es lo que permite hablar con naturalidad.
Cómo responder cuando no se conoce la pregunta
El libro también aborda las explicaciones dinámicas: entrevistas, negociaciones, reuniones y conversaciones en las que no es posible controlar todo lo que sucederá.
En estos casos, Atkins adapta su método. Primero investiga y organiza los temas centrales; luego verbaliza las ideas, las memoriza en bloques manejables y prepara las preguntas previsibles.
El objetivo no consiste en aprender discursos completos de memoria. Consiste en recordar estructuras e ideas esenciales para poder expresarlas con flexibilidad. Una respuesta memorizada palabra por palabra puede romperse si la pregunta cambia ligeramente. En cambio, quien domina los bloques de información puede reorganizarlos según la situación.
Atkins añade una recomendación psicológica: hay que esperar lo inesperado. En una presentación puede fallar una diapositiva; en una entrevista puede aparecer una pregunta hostil; en una reunión pueden participar personas que no estaban previstas.
Cuando el comunicador acepta de antemano que algo podría salir mal, reacciona con mayor serenidad. La sorpresa deja de sentirse como una catástrofe y se convierte en una situación que debe administrarse.
El correo electrónico: una prueba cotidiana de claridad
Uno de los capítulos más útiles está dedicado a los correos y mensajes. Atkins parte de una verdad incómoda: a nadie le importa nuestro correo tanto como a nosotros.
El destinatario puede no abrirlo, leer únicamente el comienzo o recorrerlo rápidamente en busca de una respuesta concreta. Por eso, el mensaje debe presentar su propósito desde la primera oración. Atkins adopta el principio militar BLUF: Bottom Line Up Front, es decir, colocar la conclusión o el asunto principal al comienzo.
En lugar de iniciar con varios párrafos de contexto, propone fórmulas directas: “Este es el informe solicitado y necesito que confirme dos datos” o “Le escribo para solicitar una reunión sobre…”.
Después, el contenido debe ser breve, escaneable y fácil de responder. Los párrafos cortos, subtítulos discretos y preguntas numeradas permiten localizar rápidamente la información.
Atkins cita experimentos del profesor Todd Rogers en los que la reducción de palabras elevó considerablemente la tasa de respuesta. La conclusión es contundente: un correo demasiado largo no solo puede ser ineficiente para quien lo escribe; también impone al receptor lo que Rogers denomina un “impuesto poco amable” sobre su tiempo.
La gran enseñanza para profesores y estudiantes
Aunque el libro procede del periodismo, su método tiene una aplicación directa en la educación.
Un docente no debería comenzar una clase preguntándose únicamente qué contenido va a presentar. También necesita decidir qué deben comprender los estudiantes al finalizar, qué conocimientos previos poseen, qué dificultades pueden aparecer y qué ejemplo permitirá superar esas dificultades.
Una clase saturada de conceptos puede demostrar conocimiento, pero no necesariamente generar aprendizaje. El desafío pedagógico consiste en seleccionar la cantidad correcta de información, ofrecer contexto, explicar los términos desconocidos, establecer conexiones y comprobar si el estudiante puede reconstruir la idea con sus propias palabras.
Para los estudiantes, el libro ofrece una guía igualmente valiosa. Antes de preparar un trabajo académico deberían formular la pregunta central, investigar fuentes confiables, seleccionar lo esencial, construir una estructura lógica, conectar los apartados, revisar la redacción y ensayar la exposición.
Así, explicar deja de ser la última etapa del aprendizaje y se convierte en una prueba de comprensión. Si un estudiante no puede explicar con claridad una idea, es posible que todavía no la comprenda completamente.
Un método valioso, pero no una fórmula mecánica
El método de Atkins es sólido porque se apoya en la práctica y ofrece criterios verificables. Sin embargo, no debe aplicarse como una receta rígida.
No todas las comunicaciones necesitan siete pasos completos. Una tesis requiere un proceso diferente del que se utiliza para hablar con un cliente durante cinco minutos. El propio autor propone una versión rápida para conversaciones cotidianas basada en tres preguntas: qué temas deben abordarse, qué información debe transmitirse y qué preguntas deben formularse.
También conviene señalar que la claridad no garantiza automáticamente el éxito. Una persona puede explicar perfectamente una propuesta y aun así no conseguir la aprobación, el empleo o la venta. Pero una buena explicación elimina dificultades innecesarias y ofrece la mejor oportunidad posible de ser comprendido.
Conclusión: limpiar la ventana de la comunicación
Al final del libro, Allan Little comparte con Atkins una imagen que resume todo el argumento: explicar es como limpiar una ventana. Es posible mirar a través de un vidrio sucio, pero cuando se limpia, la realidad se observa mucho mejor.
Esa es la contribución principal de The Art of Explanation. El libro demuestra que muchos problemas atribuidos a la falta de atención, inteligencia o interés del público pueden originarse, en realidad, en una comunicación desordenada, imprecisa o excesivamente complicada.
Explicar bien no significa demostrar cuánto sabemos. Significa conseguir que otra persona pueda comprenderlo. Para lograrlo hay que investigar, seleccionar, organizar, adaptar, recortar, ensayar y, sobre todo, mantener una absoluta claridad sobre el propósito.
Ros Atkins convierte décadas de experiencia periodística en una metodología aplicable al trabajo, la universidad, la docencia y la vida cotidiana. Su mensaje final es esperanzador: la capacidad de explicar no es un don misterioso. Es una disciplina. Y, como toda disciplina, mejora cuando se practica de manera consciente.
